Pasal 17

Pemindahan dokumen perusahaan dari unit pengolahan ke unit kearsipan di lingkungan perusahaan tersebut dilakukan berdasarkan keputusan pimpinan perusahaan yang pelaksanaannya disesuaikan dengan kebutuhan perusahaan yang bersangkutan.

Pasal 18

(1) Dokumen perusahaan tertentu yang mempunyai nilai guna bagi kepentingan nasional wajib diserahkan kepada Arsip Nasional Republik Indonesia berdasarkan keputusan pimpinan perusahaan.

(2) Penyerahan sebagaimana dimaksud dalam ayat (1) dilaksanakan dengan pembuatan berita acara yang sekurang-kurangnya memuat:

a. keterangan tempat, hari, tanggal, bulan, dan tahun dialkukannya penyerahan;

b. keterangan tentang pelaksanaan penyerahan; dan

c. tanda tangan dan nama jelas pejabat yang menyerahkan dan pejabat yang menerima penyerahan.

(3) Pada berita acara penyerahan sebagaimana dimaksud dalam ayat (2) dilampirkan daftar pertelaan dokumen yang akan diserahkan.

Pasal 19

(1) Pemusnahan catatan, bukti pembukuan, dan data pendukung administrasi keuangan sebagaimana dimaksud dalam Pasal 11 ayat (1) dilaksanakan berdasarkan keputusan pimpinan perusahaan.

(2) Pemusanahan data pendukung administrasi keuangan sebagaimana dimaksud dalam Pasal 11 ayat (2) dan dokumen lainnya sebagaimana dimaksud dalam Pasal 11 ayat (3) dilaksanakan berdasarkan jadwal retensi.

(3) Pimpinan perusahaan yang bertanggung jawab atas pemusanahan dokumen perusahaan atau pejabat lain yang ditunjuk, bertanggung jawab atas segala kerugian perusahaan dan atau pihak ketiga dalam hal :

a. pemusnahan dokumen perusahaan dilakukan sebelum habis jangka waktu wajib simpan sebagaimana dimaksud dalam Pasal 11 ayat (1); atau

b. pemusnahan dokumen perusahaan dilakukan, sedangkan diketahui atau patut diketahui bahwa dokumen perusahaan tersebut masih tetap harus disimpan, karena mempunyai nilai guna baik yang berkaitan dengan kekayaan, hak, dan kewajiban perusahaan maupun kepentingan lainnya.

Pasal 20

Pemusnahan dokumen perusahaan yang telah dialihkan ke dalam mikrofilm atau media lainnya, dapat segera dilakukan kecuali ditentukan lain oleh pimpinan perusahaan, berdasarkan ketentuan Pasal 12 ayat (3) dan ayat (4).

Pasal 21

(1) Pemusnahan sebagaimana dimaksud dalam Pasal 19 dan Pasal 20, dilaksanakan dengan pembuatan berita acara yang sekurang-kurangya memuat:

a. keterangan tempat, hari, tanggal, bulan, dan tahun dilakukannya pemusnahan;

b. keterangan tentang pelaksanaan pemusanahan; dan

c. tanda tangan dan nama jelas pejabat yang melaksanakan pemusnahan.

(2) Pada berita acara pemusnahan sebagaimana dimaksud dalam ayat (1) dilampirkan daftar pertelaan dokumen yang akan dimusnahkan.

Pasal 22

Ketentuan lebih lanjut mengenai tata cara penyerahan dan pemusnahan dokumen perusahaan diatur dengan Peraturan Pemerintah.

UNDANG-UNDANG DOKUMEN PERUSAHAAN